TEKHNIK PERSIDANGAN
Oleh : Arfan Tejha Saputra*
A. PERSIDANGAN
Pengertian Sidang atau Rapat adalah suatu pertemuan formal antara bebrapa orang guna membicarakan atau memusyawarahkan suatu permasalahan dan berusaha mencari solusi serta berusaha memformulasikan pemikiran yang berkembang dan melahirkan suatu keputusan kongkrit.
Rapat menjadi sangat diperlukana karena dalam forum itulah oarng dari berbagai bagian suatu organisasi berkumpul untuk menyatukan persepsi guna menyelesaikan tugas tertentu.
Unsur-unsur Persidangan
- Ruang Sidang
- Luas dan dapat menampung semua peserta
- Bersih dan sehat
- Cukup air dan ada WC
- Keamanan terjamin
- Ada sirkulasi udara
- Ada ruang untuk sidang komisi
- Perlengkapan Sidang
- Kursi dan meja sidang
- Palu sidang
- Papan tulis dan alat tulis
- Podium
- Sound System
- Dekorasi ruangan
- Waktu Sidang
- Perhitungkan kesempatan kehadiran peserta
- Jadwal dan waktu sidang sesuaikan dengan masalah
- Gunakan waktu seefisien mungkin
- Hendaknya sudah bisa diperhitungkan kapan sidang berakhir
- Peserta Sidang
- Diundang dengan penyelenggara
- Harus memecahkan masalah
- Pimpinan Sidang
Tugas dan kewajiban Pimpinan Sidang
ü Mengarahkan sidang untuk menyelesaikan masalah.
ü Menjelaskan masalah yang akan dibahas.
ü Menjaga kelancaran sidang
ü Memberikan masalah, menyalurkan dan mengarahkan kepada peserta.
ü Menyimpulkan hasil pembicaraan dan menjelaskan kembali
ü Mengusahakan agar mendapat kesepakatan dalan keputusan
Tata Tertib Sidang
Demi kelancaran sidang maka perlu dibuat aturan sidang sejelas dan selengkap mungkin
Bentuk Tempat Sidang
 |
ü Ladam Kuda
ü Lingkaran
ü Persegi Empat
Istilah Persidangan
F Scorsing
Untuk menghentikan sidang sementara waktu guna menyegarkan suasana sidang untuk istirahat. Batas skorsing adalah 5 menit sampai dengan 2 X 24 Jam.
F Lobbying
Untuk menghentikan jalannya sidang dalam tempo singkat untuk mencari persamaan pemahaman guna mencari kesepakan yang tidak dapat diambil diruang sidang.
F Interupsi
Pemotongan/penyelaan pembicaraan dari satu orang ke peserta lain. Tidak ada interupsi di atas/dalam interupsi ketika sebuah interupsi sedang berlangsung.
Jenis-jenis interupsi :
- Point of Order
Pemotongan pembicaraan dari seorang peserta terhadap peserta lain, yakni orang yang diinterupsi melakukan pembicaraan yang menyimpang dari permasalahan yang sedang dihadapi.
- Point of Information
Pemotongan pembicaraan dari seorang peserta terhadap peserta lain, yakni menambah informasi guna melengkapi pembicaraan yang dilakukan peserta lain.
- Point of Clarifikation
Pemotongan pembicaraan dari seorang peserta terhadap peserta lain, yakni mencoba mengklarifikasi masalah agar tidak terjadi perbedaan pendapat yang menajam (terjadi kesalahpahaman antara peserta sidang)
- Point of Previlage
Pemotongan pembicaraan dari seorang peserta terhadap peserta lain, yakni meminta kepada pimpinan sidang untuk menghentikan pembicaraan peserta yang diinterupsi karena telah menyinggung martabat seseorang atau dirinya.
Proses pengambilan keputusan
- Kualifikasi, yaitu saling menyatakan pendapat.
- Interprestasi, yaitu penafsiran (rasionalisasi) pendapat agar dapat pengertian yang jelas.
- Deferensiasi, yaitu terdapat perbedaan pendapat secara perorangan
- Polarisasi, yaitu pendapat yang sama dikumpulkan sehingga diperoleh gambaran yang agak jelas (mengkerucut).
- Kontradiksi, yaitu terjadinya konflik akibat perbedaan yang menajam.
- Integrasi, yaitu semua pendapat yang merupakan kesimpulan yang dapat diterima oleh semua peserta sidang.
Pemakaian Palu Sidang
1. Ketuk 1 kali
- Untuk skor sidang dan membuka kembali
- Untuk meminta perhatian peserta
- Untuk skor sidang selama 1 X sekian menit
- Untuk kesepakatan/keputusan sementara
- Untuk memindahkan dan menerima palu sidang
2. Ketuk 2 kali
- Untuk skor sidang selama 2 X sekian menit
3. Ketuk 3 kali
- Untuk membuka dan menutup persidangan secara resmi
- Untuk membuka dan menutup acara secara resmi
- Untuk menetapkan Keputusan akhir/SK
Tidak ada komentar:
Posting Komentar